Artykuł.

Rejestr umów – nowy obowiązek dla jednostek sektora finansów publicznych od 1 lipca 2022 r.

27marca 2022

Z dniem 1 lipca 2022 r. jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane będą do prowadzenia rejestru umów. Jest to nowy obowiązek jednostek, z którym wiąże się szereg zagadnień prawnych, jak kwestie związane z dostępem do informacji publicznej, ochroną prywatności i danych osobowych, otwartych danych oraz ponownego wykorzystania informacji sektora publicznego.

Zgodnie z nowododanymi art. 34 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305) zasada jawności gospodarowania środkami publicznymi będzie realizowana m.in. przez rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych.


ZAKRES PODMIOTOWY OBOWIĄZKU


Do prowadzenia rejestru umów zobowiązane będą jednostki sektora finansów publicznych. Warto przypomnieć, iż jednostkami sektora finansów publicznych są jednostki wskazane w art. 9 ustawy o finansach publicznych, do których należą m.in.:

  • organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
  • jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
  • jednostki budżetowe;
  • państwowe fundusze celowe;
  • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
  • uczelnie publiczne;
  • Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
  • państwowe i samorządowe instytucje kultury.

W świetle znowelizowanych przepisów Minister Finansów prowadzi rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych.


ZAKRES PRZEDMIOTOWY I TREŚĆ REJESTRU


W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

W rejestrach umów zamieszcza się  informacje o umowach zawartych od dnia 1 stycznia 2022 r.

Rejestr umów obejmuje następujące dane:

  • numer umowy - o ile taki nadano;
  • datę i miejsce zawarcia umowy;
  • okres obowiązywania umowy;
  • oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
  • określenie przedmiotu umowy;
  • wartość przedmiotu umowy;
  • informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

W rejestrze umów zamieszcza się także informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

Wskazane w ustawie dane wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności o wyłączeniu jawności, w przypadku zaistnienia podstaw w tym zakresie.


JAWNOŚĆ REJESTRU


Dane w rejestrze umów są powszechnie dostępne. Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2020 r. poz. 2176 oraz z 2021 r. poz. 1598 i 1641). W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej w rejestrze zawiera się informacje dotyczące zakresu i podstawy wyłączenia jawności.


ODPOWIEDZIALNOŚC ZA NIEDOPEŁNIENIE OBOWIĄZKÓW


Zgodnie z dodanym do ustawy o finansach publicznych art. 34b kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Planowane zmiany wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2022 r. Warto więc już teraz podjąć niezbędne działań w celu ich wprowadzenia wewnątrz danej instytucji.

Zapraszamy także na szkolenia z rejestru umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych, w ramach których poruszone zostaną następujące zagadnienia:

  • Obowiązek prowadzenia rejestru umów od 1 lipca 2022 r. – zakres podmiotowy i przedmiotowy obowiązku, podstawy prawne i terminy.
  • Cele prowadzenia rejestru umów.
  • Zasada jawności gospodarowania środkami publicznymi.
  • Wprowadzenie rejestru umów a dotychczasowe rejestry umów.
  • Wyłączenia z obowiązku uwzględniania w rejestrze niektórych rodzajów umów.
  • Dostęp do informacji publicznej a jawność rejestru umów.
  • Prowadzenie rejestru umów a RODO i ochroną prywatności.
  • Informacje zamieszczane w rejestrze umów – omówienie przykładowego rejestru umów (ćwiczenia praktyczne).
  • Rejestr umów a ustawa o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
  • Odpowiedzialność za prowadzenie rejestru i sankcje za niedopełnienie obowiązków z zakresu prowadzenia rejestru umów.
  • Odpowiedzi na pytania uczestników i dyskusja.

W przypadku zainteresowania przedmiotową tematyką szkoleń zapraszamy do kontaktu mailowego.